HR Officer

a) Hành chính - Giữ và bảo quản bí mật hồ sơ bộ phận. Maintain confidential department files. - Hỗ trợ Trưởng bộ phận chuẩn bị, lưu trữ các tài liệu bí mật của bộ phận. Assist HOD in preparing, recording confidential departmental documents. - Làm việc hiệu quả và duy trì mối quan hệ làm việc tốt với đồng nghiệp, các bên liên quan trong và ngoài bộ phận khi thực hiện nhiệm vụ hoặc dự án được giao. Work effectively and maintain good working relationships with co-workers, both within the department and across other departments, when carrying out assigned tasks or projects. - Xử lý hóa đơn thanh toán của nhà cung cấp - sử dụng máy tính, đảm bảo số liệu là chính xác và kiểm tra giá các mặt hàng so với thông số giá thầu, đảm bảo không có sự khác biệt về giá. Process vendor invoices for payment - using computer, making sure the number is correct and checking item prices against bid specifications, making sure there is no discrepancy in pricing. - Giữ mối quan hệ tốt với các nhân viên trong bộ phận, đảm bảo tiếp nhận thông tin kịp thời và hỗ trợ nhân viên khi cần thiết. Maintain good relationships with employees in the department, ensure to be kept updated in timely manner all of information from employees and support them when necessary. - Thực hiện các đề xuất mua hàng nội bộ, văn phòng phẩm và các công cụ, dụng cụ làm việc. Process internal purchase requests for office supplies, tools, and work equipment. - Thực hiện các đề nghị thanh toán cho các nghiệp vụ phát sinh thuộc phạm vi trách nhiệm công việc. Process payment requests for transactions arising within the scope of work responsibilities. - Thực hiện các công việc Hành chính chung của bộ phận bao gồm nhưng không loại trừ như: Đặt phòng lưu trú, Vé máy bay và các phương tiện di chuyển của nhân viên các dự án, theo dõi quá trình thử việc, đánh giá kết quả thử việc, theo dõi các yêu cầu hoàn phí theo chính sách nhân sự: nhận việc chuyển vùng,… Handle general administrative tasks of the department, including but not limited to: arranging accommodation bookings, flight tickets, and transportation for project staff; monitoring probation periods and conducting probation evaluations; tracking reimbursement requests in accordance with HR policies (e.g., relocation, etc.). - Đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn về nhân sự, dịch vụ và tài chính, đồng thời nâng cao hiệu quả và giảm chi phí nhân sự. Ensure staffing, service and financial standards are met while improving efficiency and reducing costs. b) Nhân sự - Thực hiện đối chiếu báo cáo chấm công và quản lý các loại phép của Bộ phận Nhân sự Perform monthly timesheet reconciliation with department (if any). - Cập nhật dữ liệu thông tin toàn bộ nhân viên bao gồm nhưng không loại trừ: thông tin cá nhân, thông tin liên hệ, trình độ chuyên môn… Update employee information data, including but not limited to: personal details, contact information, and professional qualifications. - Thực hiện các chính sách nhân sự cho nhân viên bao gồm nhưng không loại trừ: gởi thiệp chúc mừng sinh nhật, công đoàn, đăng ký và tư vấn chương trình bảo hiểm sức khỏe, tai nạn cho nhân viên. Implement HR policies for employees, including but not limited to: sending birthday greeting cards, coordinating union activities, registering and providing guidance on employee health and accident insurance programs. - Chuẩn bị báo cáo hàng tuần, hàng tháng và hàng năm cũng như các tài liệu báo cáo khác để cấp quản lý xem xét, đánh giá. Prepare weekly, monthly and annual reports and other reporting documentation for management review. - Ghi chú cuộc họp cho tất cả các cuộc họp nội bộ của bộ phận. Take minutes of all meeting of the department. - Các nhiệm vụ khác được giao Perform other duties as assigned. IV. YÊU CẦU CHO VỊ TRÍ NÀY/REQUIREMENTS: - Ưu tiên có 1 - 2 năm kinh nghiệm ở vị trí hành chính hoặc nhân sự Preferably 1 - 2 years of industry experience in administrative position. - Ưu tiên tiếng Anh và/hoặc tiếng Trung hoặc tiếng Hàn Fluent in English and/or Chinese/ or Korean - Cẩn thận, tỉ mỉ Detail-oriented and meticulous - Ưu tiên: thành thạo Excel. Preferred: Proficient in Excel - Ưu tiên: có thể di chuyển công tác giữa HCM và Hồ Tràm Preferred: Able to travel for work between Ho Chi Minh City and Ho Tram