Hành Chính Nhân Sự - Lưu Trữ Kiêm Lễ Tân

MÔ TẢ CÔNG VIỆC 1. Thực hiện công tác lễ tân hành chính: • Đón tiếp, hướng dẫn khách, ứng viên, đối tác, nhà cung cấp • Trực điện thoại, ghi nhận và thông báo các thông tin Quản lý văn thư: tiếp nhận và gửi văn thư • Kiểm tra công tác vệ sinh hàng ngày, đảm bảo văn phòng luôn sạch sẽ, ngăn nắp • Theo dõi và quản lý phòng họp, sử dụng các thiết bị văn phòng, điện nước 2. Thực hiện công tác quản trị hành chính • Làm thanh toán chi phí hành chính hàng tháng kịp thời và đúng quy định, như: Thuê văn phòng, văn phòng phẩm, nước uống, dịch vụ vệ sinh, chuyển phát nhanh, grab, giấy lau tay, vé máy bay, sinh nhật, văn phòng phẩm, vệ sinh phẩm, nhu yếu phẩm, thiết bị văn phòng hàng tháng • Liên hệ, theo dõi lịch công tác để đặt vé máy bay, check in vé và sắp sếp chỗ lưu trú, xe ô tô cho Ban TGĐ, CBNV và khách (nếu có) • Quản lý VPP và thực hiện công tác đặt mua Văn phòng phẩm, Vệ sinh phẩm, Nhu yếu phẩm, nước uống kịp thời, đúng ngân sách và quy định. • Theo dõi chứng từ tạm ứng, thanh quyết toán xăng xe, bảo hiểm, bảo dưỡng, sửa chữa định kỳ và phát sinh (nếu có) của đội xe • Tổ chức các sự kiện của Công ty như sinh nhật, hội họp, các buổi họp mặt, ăn uống • Theo dõi, gia hạn, thanh toán, thanh lý các hợp đồng dịch vụ hành chính • Theo dõi tình trạng hỏng hóc văn phòng và yêu cầu kỹ thuật sửa chữa, khắc phục kịp thời. • Lưu trữ đầy đủ hồ sơ hành chánh kịp thời, chính xác theo quy định. Đồng thời tuân thủ thực hiện đúng biểu mẫu hành chánh đã phát hành • Xây dựng kế hoạch ngân sách và báo cáo sử dụng ngân sách chi phí hành chính định kỳ hằng năm • Điều động, bố trí và sắp xếp xe đưa đón khách hàng/ CBNV công tác đột xuất khi có chỉ đạo • Thực hiện cấp phát số công văn nội bộ, công tác lưu trữ, phát hành theo quy định Công ty • Thực hiện các công việc phát sinh theo chỉ đạo của TBP YÊU CẦU ỨNG VIÊN • Tốt nghiệp cao đẳng trở lên chuyên Quản trị Hành Chánh và các chuyên ngành khác có liên quan • Kinh nghiệm ít nhất 1 năm ở vị trí tương đương • Tiếng Anh giao tiếp • Kỹ năng máy tính văn phòng • Kỹ năng giao tiếp • Kỹ năng làm việc nhóm • Kỹ năng giải quyết vấn đề • Kỹ năng tổng hợp và điều phối