Hành Chính Lễ Tân

MÔ TẢ CÔNG VIỆC Hành chính – Vận hành: Chiếm 90% 1. Thực hiện các công việc văn phòng: soạn thảo văn bản, in ấn, scan, photo tài liệu. 2. Mua sắm quản lý và cấp phát văn phòng phẩm, áo đồng phục, thẻ nhân viên, công cụ dụng cụ, tài sản công ty và đồ dùng sự kiện theo yêu cầu. 3. Tham gia hậu cần tổ chức các sự kiện của công ty theo yêu cầu và trực hỗ trợ các sự kiện, trực hỗ trợ khách thuê không gian. 4. Quản lý thư từ, bưu phẩm đến và đi. 5. Theo dõi và kiểm tra công tác vệ sinh văn phòng, làm việc với lao công tòa nhà. 6. Làm việc với BQL tòa nhà (công tác hành chính, bảo đảm an ninh, đăng ký làm thêm giờ). 7. Quản lý đăng ký hoặc hủy và theo dõi tình hình thẻ xe nhân viên. 8. Theo dõi và làm đề nghị thanh toán các chi phí văn phòng (điện nước, internet, điện thoại, nước uống,…). Đồng thời tạm ứng, hoàn ứng các chi phí mua sắm khác. 9. Theo dõi, kiểm tra và báo cáo định kỳ công tác an ninh, an toàn, sử dụng điện văn phòng và tình hình thực hiện nội quy vệ sinh chung của CBNV. Hỗ trợ công tác chuẩn bị tổ chức các buổi đào tạo nội bộ, team building, sinh nhật nhân viên,… 11. Tìm kiếm NCC, so sánh và lấy báo giá, lập bảng dự trù kinh phí cho các hạng mục, sự kiện cần mua sắm theo quy trình. 12. Quản lý trang thiết bị, tài sản, công cụ dụng cụ chung và kiểm kê hằng quý báo cáo tình hình thiếu đủ. 13. Điều phối và hướng dẫn công việc cho CTV sự kiện/ bốc xếp & CTV vệ sinh thuê ngoài thực hiện công việc theo sự kiện phát sinh. 14. Quản lý NCC, hợp đồng dịch vụ, đánh giá NCC định kỳ (NCC HR + Vận hành không gian). 15. Lập báo cáo công việc hằng tuần theo mẫu HR. 16. Hỗ trợ các phòng ban khác trong phạm vi trách nhiệm, khả năng cho phép và yêu cầu của quản lý. 17. Hỗ trợ cải tiến quy trình trải nghiệm nhân viên, công tác truyền thông nội bộ và vận hành nội bộ, quản trị rủi ro vận hành VP theo yêu cầu quản lý. 18. Sắp xếp tài liệu online trên hệ thống Lark và hồ sơ giấy được lưu trữ đúng quy định, có hệ thống. 19. Thực hiện các công việc hành chính phát sinh khác theo yêu cầu của quản lý. 20. Hỗ trợ thêm mảng tư vấn và làm hợp đồng không gian văn phòng cho thuê (có thêm % hoa hồng ngoài thu nhập chính). Hỗ trợ Lễ tân: Chiếm 10% 1. Đón tiếp và theo dõi khách ra vào công ty. 2. Hướng dẫn khách đến đúng bộ phận cần gặp. 3. Trả lời điện thoại, tiếp nhận và chuyển cuộc đến các bộ phận liên quan. 4. Sắp xếp và quản lý booking phòng họp. 5. Hỗ trợ check – in, hướng dẫn khách thuê không gian (nếu có). 6. Theo dõi tình hình sử dụng, đặt nước uống bình và chai. YÊU CẦU CÔNG VIỆC - Tốt nghiệp Cao Đẳng trở lên chuyên ngành quản trị nguồn nhân lực, văn hóa, xã hội, văn thư lưu trữ hoặc các ngành nghề có liên quan. - Có ít nhất 1 - 2 năm kinh nghiệm ở các vị trí tương đương. - Sử dụng tin học văn phòng thành thạo (Word, Excel, PowerPoint…). Biết sử dụng phần mềm Lark là một lợi thế. - Kỹ năng giao tiếp tốt, giọng nói dễ nghe, xử lý tình huống linh hoạt, nhạy bén. - Chủ động, thái độ làm việc nhiệt tình, trách nhiệm và cẩn thận. - Có khả năng phối hợp làm việc nhóm và làm việc độc lập. Đồng thời có tinh thần hỗ trợ các phòng ban khác là một ưu điểm. - Chịu được áp lực công việc cao và có thể trực hỗ trợ sự kiện vào ngày cuối tuần. - Ngoại hình ưu nhìn, tác phong chuyên nghiệp, giới tính nữ. QUYỀN LỢI 1. Mức lương lương thượng theo năng lực. 2. Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN, Công đoàn. 3. Review lương 1 – 2 lần/năm. 4. 12 ngày phép năm, nghỉ Lễ Tết theo Luật Lao động. 5. Lương tháng 13, thưởng Lễ Tết, sinh nhật… 6. Được học hỏi thêm về các kỹ năng sale không gian, kỹ năng quản trị thời gian, kỹ năng làm việc hiệu quả, kỹ năng tỏa sáng trước sân khấu lớn nhỏ (như MC, trợ giảng,…), kỹ năng giao tiếp tinh tế,… 7. Tham gia hậu cần và đồng thời học hỏi thông qua các sự kiện của Công ty tổ chức như: Khóa học dành cho nữ lãnh đạo, triển lãm nghệ thuật, tiệc trà kết nối các doanh nhân thành đạt, workshop làm bánh/ hoa/ nến,… 8. Cơ hội làm việc với các thương hiệu lớn, diễn giả nổi tiếng, tham gia các sự kiện cao cấp. 9. Được tham các buổi đào tạo nội bộ định kỳ hằng tháng về phát triển kỹ năng, phát triển bản thân, nâng cao tư duy và định hướng mục tiêu công việc với sự tham gia của các Trainer nổi tiếng được Công ty mời về. 10. Môi trường làm việc trẻ trung, năng động, sáng tạo, khuyến khích đổi mới và phát triển bản thân không ngừng. Đồng thời có nhiều sân chơi lớn, được trao cơ hội và thử sức với các vai trò khác nhau để khám phá với các thế mạnh mong muốn phát huy. 11. Team building, du lịch công ty và các chế độ phúc lợi khác tỷ lệ thuận theo doanh thu của Công ty đạt được. CÁCH THỨC ỨNG TUYỂN Gửi CV ứng tuyển qua email: [email protected] Tiêu đề: Họ tên_Ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] Liên hệ zalo: 0369 621 841 (Ms Phương)